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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

JCD INEGIERIA TERMICA.

 

Objeto:

En el presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de JCD INGENIERIA TERMICA SAS., en cumplimiento de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013, disposiciones que establecen y describen los mecanismos por medio de los cuales se debe garantizar el manejo adecuado y conforme a derecho, de los datos personales tratados por JCD INGENIERIA TERMICA SAS los cuales se encuentran en sus bases de datos, esto, con el fin de garantizarle a los titulares de los mismos un adecuado ejercicio de su derecho al Hábeas Data.

Responsable:

JCD INGENIERIA TERMICA es responsable del tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos físicos o digitales, se encuentra ubicada en la ciudad de Bogotá e identificada con el NIT: 901.143.163-4, cuyos datos de contacto son:

 

Es importante tener presente que toda área, colaborador, empleado, proveedor y/o contratista de JCD INGENIERIA TERMICA SAS., que por sus funciones esté encargado del tratamiento de las bases de datos que contengan información personal, debe cumplir con lo dispuesto en la presente Política de Tratamiento.

Definiciones:

Para los efectos de la siguiente Política de Tratamiento y conforme se establece en la normativa que la regula, se entenderá por:

 

Contenido de las bases de datos:

Las bases de datos de JCD INGENIERIA TERMICA SAS, que se encuentren sujetas a tratamiento almacenan información personal de los titulares, como por ejemplo el nombre, el número, el tipo de identificación, el género, dirección, correos electrónicos, teléfono fijo, móvil, entre otros.

Dependiendo de la finalidad las bases de datos incluyen otros datos específicos que se encuentran sometidos a tratamiento como lo son bases de datos de empleados y contratistas, que contienen información familiar, historial laboral, información bancaria.

Se podrán almacenar en las bases datos sensibles y privados con previa autorización del titular.

Tratamiento:

La información contenida en las bases de datos de JCD INGENIERIA TERMICA SAS., es sometida a distintas formas de tratamiento, tales como: recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, corrección, uso, organización, almacenamiento, circulación o supresión, entre otras, todo lo anterior en cumplimiento de las finalidades y los objetivos establecidos en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

La información referenciada, podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, empleados, afiliados, otros, única y exclusivamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente.

También podrá ser transmitida o transferida a los titulares y representantes legales. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad y privacidad de la información autorizada para tratar.

JCD INGENIERIA TERMICA SAS, velará por el correcto uso de datos personales de menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

Finalidad:

La información que reposa en las bases de datos de JCD INGENIERIA TERMICA SAS., tiene como finalidad permitir el adecuado desarrollo de su objeto social, y cumplimiento de los deberes que la ley le impone, principalmente en materia contable, fiscal, administrativa, operativa, societaria, formativa, laboral, contractual, comercial y de mercadeo, etc.

La información sobre clientes, proveedores, socios, empleados actuales o pasados se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial.

JCD INGENIERIA TERMICA S.A.S., suprime los datos personales recaudados cuando hayan dejado de ser necesarios para la finalidad por la cual fueron solicitados.

En lo relativo a la grabación de vídeos y toma fotográfica estos son con fines exclusivamente educativos, de seguridad y/o publicitarios para promoción de los demás eventos.

Autorización:

JCD INGENIERIA TERMICA S.A.S. solicita autorización escrita a todo proveedor, cliente, socio, empleado, colaborador del cual realice el tratamiento de datos personales con el fin de que sus datos puedan ser tratados para cada caso y en cumplimiento de las normas que la regulan. Velando por la protección y la garantía del del derecho constitucional al Habeas Data.

 

Derechos de los titulares:

Conforme se expone en el art. 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
  3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Deberes del responsable del tratamiento:

Según el artículo 17 de la Ley 1567 de 2012, el responsable del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
  8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
  9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
  11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
  12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Deberes del encargado­­­ del tratamiento:

Según el artículo 18 de la Ley 1567 de 2012, el encargado del tratamiento debe cumplir con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
  4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
  5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
  6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
  7. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la presente ley.
  8. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
  9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  11. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
  12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Procedimiento para la presentación y respuesta de consultas y reclamos:

Consultas:

Los titulares de los datos personales que conforman las bases de datos de JCD INGENIERIA TERMICA S.A.S. y representantes podrán consultarlos. Toda solicitud de consulta, corrección, actualización o supresión deberá presentarse por escrito o por correo electrónico. Las consultas serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la respectiva solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:

Cuando se trata de reclamos estos deben ser formulados por escrito físico o por correo electrónico, los cuales deberán contener como mínimo lo siguiente: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección del titular y documentos que sirva de pruebas.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Vigencia de la Política de Tratamiento y de la Base de Datos:

La Política de Tratamiento de Datos Personales de JCD INGENIERIA TERMICA SAS. estará vigente a partir del 1 de enero del año 2020.

JCD INGENIERIA TERMICA S.A.S. se reserva el derecho a modificarla, en los términos y con las limitaciones previstas en la Constitución y la ley.

Las bases de datos administradas y tratadas por JCD INGENIERIA TERMICA S.A.S. se mantendrán indefinidamente, mientras sirvan para desarrollar su objeto, y mientras sean necesarias para asegurar el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, pero como se mencionó antes, los datos podrán ser eliminados cuando ya no sean necesarios para cumplir con la finalidad, también serán eliminados a solicitud de su titular, en tanto esta solicitud no contraríe una obligación legal de JCD INGENIERIA TERMICA  S.A.S. o una obligación contenida en un contrato entre JCD INGENIERIA TERMICA S.A.S. y el titular.

Persona o área responsable:

Toda petición, queja o reclamo relacionada con el manejo de datos personales, en aplicación de lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a:

 

Entidad: JCD INGENIERIA TERMICA SAS

Dependencia: Gerencia

Dirección: Calle 145 # 50-16

Correo electrónico: juancarlos592@gmail.com

Teléfono: 7389054

Celular: 3212216577